L’autenticazione [della sottoscrizione] consiste nell’attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l’identità della persona che sottoscrive (Codice Civile, art. 2703).

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata solo quando un’istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:

a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.)
a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio la delega alla riscossione della pensione).

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 prevede che infatti le norme del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si possano applicare anche ai privati che vi consentono.

L’autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:

notaio
cancelliere
segretario comunale
dipendente addetto a ricevere la documentazione
altro dipendente incaricato dal sindaco.

L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull’atto devono essere riportate le seguenti informazioni:

modalità di identificazione
data e il luogo di autenticazione
nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
firma del pubblico ufficiale
timbro dell’ufficio.

Requisiti soggettivi

Possono chiedere l’autentica:

i maggiorenni capaci di intendere e di volere, previo accertamento dell’identità
gli interdetti, in questo caso la firma è apposta dal tutore, dopo la verifica del decreto di nomina
chi non sa o non può firmare. In questo caso il pubblico ufficiale ne prende atto, previo accertamento dell’identità e della volontà a sottoscrivere del dichiarante, apponendo la dicitura “non in grado di firmare”.

Atti e documenti in lingua straniera

Non si possono autenticare firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione in italiano.

Atti e documenti da presentare all’estero

Se l’atto deve essere prodotto all’estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi “legalizzata e apostillata” dalla Prefettura

Quando è possibile l’autentica di firma

L’autenticazione può essere chiesta:

se il testo della dichiarazione rimane nell’ambito consentito (non sono ammesse manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure)
per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli) (Decreto legge 04/07/2006, n. 223, art. 7)
per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale
per il consenso scritto nell’ambito delle procedure di adozione internazionale (Legge 04/05/1983, n. 184, art. 31)
per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 08/07/2005, n. 169).

Rilasciare dichiarazioni sostitutive di certificazione e dell’atto di notorietà

Le dichiarazioni sostitutive sono un importante strumento di semplificazione dei rapporti tra cittadini e Pubblica Amministrazione. Dal 1° gennaio 2012, quando sono entrate in vigore le nuove disposizioni in materia di certificati e di dichiarazioni sostitutive, i cittadini nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione non devono più fornire certificati o documenti a comprova di situazioni, fatti, stati e qualità, ma possono rilasciare dichiarazioni sostitutive dei certificati o dell’atto di notorietà.

L’Amministrazione deve avviare il procedimento amministrativo e, successivamente, verificare la veridicità delle dichiarazioni. Si inverte l’onere della prova: non è il cittadino a dover fornire prove documentali, ma è l’Amministrazione che, fidandosi del cittadino, deve provare l’eventuale falsità delle sue dichiarazioni.

Requisiti soggettivi

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 3 Le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto notorio possono essere rilasciate dai cittadini italiani e dell’Unione europea. I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani. I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive per quelle materie per le quali esiste una convenzione tra l’Italia e il loro Paese di provenienza.

Requisiti oggettivi

Chi deve accettare le dichiarazioni sostitutive

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 le dichiarazioni sostitutive devono essere accettate:

dalle Pubbliche Amministrazioni: le Aziende ed Amministrazioni dello Stato, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, le Università, gli Istituti e Scuole di ogni ordine e grado, l’Istituto autonomo case popolari, le Camere di Commercio, gli Enti pubblici non economici, il Servizio Sanitario Nazionale, ecc.
dai gestori di pubblici servizi: enti o aziende quali l’Enel, le Ferrovie, la Rai, le Poste e le aziende locali che gestiscono l’erogazione di acqua e gas il trasporto urbano, gli edifici comunali, eccetera.
I soggetti privati che svolgono attività per conto di soggetti pubblici come per esempio le banche che riscuotono tributi per conto di una pubblica amministrazione, sono da considerarsi, limitatamente a queste attività, gestori di pubblico servizio.

L’Autorità giudiziaria non è tenuta ad accettare l’autocertificazione nell’ambito dell’esplicazione delle funzioni giurisdizionali.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 74, la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive costituisce violazione dei doveri d’ufficio. Ai responsabili del procedimento è proibito chiedere l’esibizione dei certificati nei casi in cui è ammessa la presentazione delle dichiarazioni sostitutive. La violazione dei doveri d’ufficio, prevede sia sanzioni disciplinari che la sanzione penale prevista dal Codice Penale, art. 328, com. 2.

Chi può accettare le dichiarazioni sostitutive

Per semplificare e migliorare i loro rapporti con la clientela anche i soggetti privati possono accettare dichiarazioni sostitutive, ma non sono obbligati a farlo. Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 71 i privati che accettano dichiarazioni sostitutive hanno diritto di richiedere all’Amministrazione certificante una verifica di quanto contenuto nelle dichiarazioni. Le verifiche sono subordinate alla definizione di un accordo con l’amministrazione e al consenso scritto del dichiarante all’effettuazione dei controlli.

Dichiarazione sostitutiva di certificazione

È un documento, sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati. Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 46, la dichiarazione può riguardare i seguenti stati, qualità personali e fatti:

data e il luogo di nascita
residenza
cittadinanza
godimento dei diritti civili e politici
stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero
stato di famiglia
esistenza in vita
nascita del figlio, decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente
iscrizione in albi, in elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni
appartenenza a ordini professionali
titolo di studio, esami sostenuti
qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica
situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali
assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto
possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria
stato di disoccupazione
qualità di pensionato e categoria di pensione
qualità di studente
qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
tutte le situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio
di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l’applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa
di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
di non essere l’ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al Decreto legislativo 08/06/2001, n. 231
qualità di vivenza a carico
tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile
di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà

È un documento, sottoscritto dall’interessato, concernente stati, qualità personali o fatti. Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 47, la dichiarazione può riguardare

stati, qualità personali e fatti relativi all’interessato dei quali egli sia a diretta conoscenza
stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza
stati, qualità personali e fatti non espressamente indicati tra quelli soggetti ad autocertificazione.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 19:

la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all’originale. Tale dichiarazione può altresì riguardare la conformità all’originale della copia dei documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

Validità temporale delle dichiarazioni sostitutive

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 48 Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono. La validità temporale dei certificati è definita dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 41:

i certificati attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non prevedono una validità superiore.

Le dichiarazioni sostitutive nelle istanze alla Pubblica Amministrazione

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/–2000, n. 445, art. 48:

in tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa formula nei moduli per le istanze

Non è quindi necessario inserire documenti relativi alle dichiarazioni sostitutive come allegati.

Controlli e sanzioni

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 71:

le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 76, rilasciare dichiarazioni false o fornire documenti non più validi comporta gravi conseguenze, essendo punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 75.

Cosa non possono riguardare le dichiarazioni sostitutive

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 49, le dichiarazioni sostitutive non possono riguardare i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, non può contenere:

manifestazioni di volontà, quali deleghe configuranti una procura, autorizzazioni, rinunce, mandati, accettazioni, impegnative, assensi, liberatorie, giuramenti, garanzie, ecc.
promesse di adempimenti futuri
la costituzione di rapporti giuridici di diritto privato, o la loro modificazione o estinzione
contratti, che rientrano nella esclusiva competenza del notaio.